Emite RO e-Factura pentru școala de șoferi, prin SPV și ANAF

Din 1 ianuarie 2024, conform Ministerului Finanțelor, emiterea facturilor prin sistemul electronic național, RO e-Factura (pe scurt eFactura) este obligatorie, pentru toți operatorii economici înregistrați în România, indiferent dacă sunt sau nu plătitori de TVA, pentru facturile B2B (Business-to-Business, adică între companii / persoane juridice)
Școlile de șoferi și instructorii independenți intră în această categorie, deci fie PFA (Persoană Fizică Autorizată) sau SRL/SA, vor trebui emise facturile prin sistemul pus la dispoziție de ANAF, dacă plătitorul este o Persoană Juridică.

Ce înseamnă aceasta, și cum puteți intra în legalitate pentru a evita amenzile pentru școala de șoferi, am sumarizat în acest articol, în câțiva pași simpli pentru a putea integra cu ușurință e-Factura în școala ta de șoferi (și nu numai, ghidul se poate aplica la orice SRL/PFA/persoană fizică ce emite facturi în România, procesul e același). Începe de pe acum acest lucru, pentru a evita amenzile.

Ce este e-Factura?

RO E-Factura este un sistem de raportare și facturare electronică, pus la dispoziție de Ministerul Finanțelor prin intermediul site-ului ANAF, accesat cu un certificat de securitate (zis și „semnătură digitală”, sau „token”) prin platforma SPV (Spațiul Privat Virtual).
Sistemul permite încărcarea facturilor trimise(„către clienți”) și descărcarea facturilor primite („de la furnizori”) prin intermediul serverelor ANAF.

Deși este de multe ori privită ca o bătaie de cap în plus, prin această inițiativă a Ministerului Finanțelor (și a Uniunii Europene, fiind un standard la nivel European în implementare) se urmărește:

  • creșterea transparenței între operatorii economici și ANAF
  • reducerea evaziunii fiscale
  • posibil chiar și reducerea birocrației (a „declarațiilor la finanțe”), raportările fiind făcute automat
  • emiterea și primirea facturilor pentru tranzacțiile efectuate între oricare două entități impozabile stabilite pe teritoriul României, printr-o platformă comună (RO e-Factura)

Pe lânga factura de hârtie (sau PDF), acest comunică și stochează facturta într-un format XML, care conține datele părților, produsele/serviciile facturate și diferite alte opțiuni.


Cum emiți e-Factura simplu?

1. Obținerea certificatului digital (semnăturii electronice)

Un certificat digital (pentru semnătură electronică) este asemeni unei cărți de identitate. Prin acesta se confirmă identitatea persoanei care semnează electronci un document (spre exemplu, emite o factură). Când atașezi această semnătură digitală unui document, ANAF poate verifica cine a emis/semnat acel document. De obicei, această semnătură se face pe Persoană Fizică, și se poate folosi aceeași semnătură pentru mai multe companii. Cu acesta veți încărca ulterior facturile emise din școala de șoferi.

Certificat Digital Semnătură Digitală

Pentru obținerea unui certificat digital pentru semnătură electronică în România, există mai multe companii la care puteți apela. Înainte să alegeți, verificați ca programele acestora să fie compatibile cu sistemele informatice folosite și pentru acțiunile pentru care doriți să le mai folosiți.

În momentul achiziției, vor urma câțiva pași de verificare (spre exemplu va trebui să vă prezentați buletinul și fața dumneavoastră la camera web).
Dacă ați optat pentru un certificat digital fizic, în câteva zile primiți prin poștă sau curier un token (asemănător unui stick USB) ce reprezintă certificatul vostru digital, împreună cu câteva documente (păstrați-le bine!).

2. Configurarea sistemului informatic (calculator/laptop) pentru certificatul digital

Acest pas depinde de providerul de certificat digital ales, dar în general constă în instalarea unor programe ce vor permite recunoașterea certificatului de către calculator, urmând instrucțiunile de pe site-ul producătorului de la care ați comandat token-ul.

3. Autorizarea în SPV (Spațiul Privat Virtual) cu certificatul digital

Prin aceasta se autorizează accesul în SPV (un serviciu online oferit de ANAF) folosind acest certificat digital (proces ce poate dura câteva zile): practic, le spunem celor de la ANAF să accepte e-Factura încărcată cu acest certificat, pentru o anumită firmă.

Login SPV - Spațiul Privat Virtual

A) Prima dată, se generează documentul de confirmare (de obicei din pagina producătorului certificatului): spre exemplu, pentru CertSign aici
B) Folosind documentul obținul la pasul A și o arhivă zip cu copie de buletin și un act care atestă funcția în firmă (e.g. pentru Administrator, actul constitutiv), se completează formularul acesta de la ANAF: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/#tabs-2
C) Așteptăm confirmarea pe email de la ANAF, după care putem emite e-Factura (și acum se poate face Login în SPV folosind certificatul digital).

4. Trimiterea e-Factura către ANAF

Cea mai simplă modalitate de a transmite e-Factura către ANAF e folosind un soft de facturare care comunică direct cu ANAF (spre exemplu WhitePipe.io), pentru aceasta:

ANAF

A) Se conectează token-ul la PC/laptop
B) Se accesează soft-ul (platforma) de facturare și se autentifică integrarea cu SPV (urmăriți instrucțiunile platformei)
C) Gata, de acum, fiecare factură pe care o emiteți se va trimite automat și în SPV
*va exista posibilitatea emiterii facturilor direct din SoferOnline către SPV și ANAF (printr-o integrare cu WhitePipe la care se lucrează)

Încărcarea facturilor se poate face și manual: se generează fișierul XML e-Factura (folosind soft-uri de contabilitate, cum ar fi Saga), se descarcă și salvează pe calculator, după care se validează și încarcă la ANAF programele puse la dispoziție de către Ministerul Finanțelor. Aici se găsesc și diverse utilități prin care se pot converti fișierele din XML e-Factura în PDF, validatoare.


Obligații și amenzi referitoare la e-Factura

Odată emisă o factură pe teritoriul României (fie de prestări de servicii sau livrări de bunuri), termenul de transmitere către sistemul național RO e-Factura, este de 5 zile lucrătoare. Acest termen este valabil doar pentru perioada 1 ianuarie – 30 iunie 2024, aceasta reprezentând prima etapă a implementării sistemului în România. Din 30 iunie 2024, conform planurilor actuale, acest termen de 5 zile nu va mai exista, fiind considerate valabile DOAR facturile emise prin RO e-Factura.

Emiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura este obligatoriu pentru toți operatorii economici din România, iar nerespectarea acestor norme legale impuse aduce o serie de sancțiuni:

  • pentru companiile mici și persoane fizice: 1.000 – 2.500 RON
  • pentru companiile medii: 2.500 – 5.000 RON
  • pentru companiile mari: 5.000 – 10.000 RON

Totuși, în perioada 1 ianuarie 2024 – 31 martie 2024 nu se vor aplica amenzi pentru nerespectarea termenului limită de 5 zile, datorită complexității de implementare.
Iar în perioada 1 aprilie 2024 – 30 iunie 2024 nu se vor aplica amenzi decât emitenților facturilor.
Începând din 1 iulie 2024, se vor amenda chiar și destinatarii facturilor, dacă le înregistrează în contabilitate fără ca acestea să fie emise în sistemul RO e-Factura.

Evitați amenzile, pregătindu-vă din timp școala de șoferi pentru folosirea e-Factura.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *